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DIGITAL FORENSICS E CONTROVERSIE DI LAVORO: QUAL È IL VALORE PROBATORIO DELLE CHAT DI WHATSAPP?

La sentenza n. 167 del 13 aprile 2026 del Tribunale di Udine (Sezione Lavoro) ha affrontato il tema del valore delle comunicazioni informali nei rapporti di lavoro, con particolare riferimento all’utilizzo di strumenti come WhatsApp. Il giudice ha accolto il ricorso presentato da una lavoratrice contro una sanzione disciplinare conservativa, pari a due giorni di sospensione dal servizio, chiarendo che, nella valutazione della legittimità di un provvedimento disciplinare, non può adottarsi un criterio esclusivamente formale quando la finalità della norma aziendale risulta comunque soddisfatta. In tale contesto, la decisione riconosce rilevanza probatoria anche alle comunicazioni informali, se idonee a dimostrare l’effettiva conoscenza dei fatti da parte del datore di lavoro e l’affidamento incolpevole del lavoratore.

Il caso specifico

Nel caso esaminato dal Tribunale di Udine, la lavoratrice si è trovata nella necessità di prolungare l’assenza, dopo aver ottenuto un periodo di ferie per sottoporsi ad accertamenti sanitari. Come ricostruito nella sentenza, in assenza della referente abituale, la dipendente ha comunicato tempestivamente la situazione a un altro referente aziendale tramite WhatsApp, inviando anche documentazione medica.

La motivazione della sentenza evidenzia come dalle conversazioni prodotte in giudizio emerga un elemento decisivo: il referente aziendale non solo aveva ricevuto l’avviso, ma aveva anche risposto in modo da intendere che la gestione dell’assenza era stata presa in carico, senza alcuna contestazione. Proprio questo passaggio viene valorizzato dal giudice, che richiama testualmente il contenuto dei messaggi per dimostrare che “lo scopo” della comunicazione era stato pienamente raggiunto.

Nonostante ciò, l’azienda aveva contestato l’assenza come ingiustificata, facendo riferimento ad una nota interna del 5 settembre 2024, richiamata anche in sentenza, in cui si invitavano i dipendenti a utilizzare la posta elettronica per comunicazioni relative ad assenze, ferie e malattie. Tuttavia, il Tribunale sottolinea che tale indicazione non era prevista come modalità esclusiva, ma come modalità “preferibile”, con l’obiettivo di assicurare che i responsabili fossero informati tempestivamente dell’assenza, così da poter organizzare per tempo le sostituzioni.

La sentenza n. 167/2026 richiama inoltre i principi consolidati in tema di onere della prova, ribadendo che, in caso di contestazione per assenza ingiustificata, il datore di lavoro può limitarsi a dimostrare il fatto dell’assenza, mentre spetta al lavoratore la prova degli elementi giustificativi della propria condotta. Proprio in questo contesto, il giudice attribuisce pieno valore probatorio a messaggio WhatsApp inviato dalla lavoratrice, ritenendolo idoneo a dimostrare sia la tempestiva comunicazione sia la fiducia incolpevole generata dal comportamento del referente aziendale.

Un ulteriore passaggio centrale è che, secondo il Tribunale, le risposte ricevute dalla lavoratrice costituiscono elementi “idonei ad ingenerare nella lavoratrice l’incolpevole convinzione della liceità della condotta tenuta”. Si tratta di un punto chiave della decisione, perché sposta l’attenzione dal rispetto formale della procedura alla concreta dinamica dei rapporti tra le parti.

Quali evidenze digitali forensi può raccogliere un’agenzia investigativa?

Nel contesto delle controversie di lavoro le attività di computer forensics assumono un ruolo sempre più centrale nella raccolta e valorizzazione delle prove digitali, incluse le comunicazioni informali (ad esempio tramite app di messaggistica). Le agenzie investigative possono intervenire con servizi specifici finalizzati a garantire l’acquisizione, la conservazione e l’analisi corretta dei dati, nel rispetto dei criteri di integrità e utilizzabilità in sede giudiziaria.

Tra i principali servizi offerti da Tarricone Investigazioni rientra il recupero dati da dispositivi mobili, che consente di estrarre conversazioni, file e informazioni presenti su smartphone e tablet, anche se cancellati o non più visibili all’utente. Questo tipo di attività è particolarmente rilevante nei casi in cui, come nella vicenda esaminata, comunicazioni su applicazioni come WhatsApp possano dimostrare l’effettiva trasmissione di informazioni tra lavoratore e datore di lavoro.

Un ulteriore ambito riguarda il recupero dati da memoria fisica e logica, attraverso tecniche avanzate che permettono di accedere al contenuto originario dei dispositivi informatici, anche in presenza di danneggiamenti o anomalie del sistema. Ciò consente di ricostruire fedelmente eventi e scambi informativi, rafforzando il quadro probatorio.

Infine, l’analisi forense su cellulari e tablet permette di verificare l’integrità dei dispositivi, individuare eventuali alterazioni dei dati o la presenza di software dannosi, e produrre report tecnici dettagliati. Tali analisi risultano fondamentali per attestare l’autenticità delle comunicazioni e dimostrarne la rilevanza probatoria, contribuendo in modo decisivo alla tutela dei diritti delle parti coinvolte.

Al termine delle attività investigative viene redatto un dossier investigativo dettagliato, contenente la ricostruzione dei fatti e delle comunicazioni rilevanti, inclusi eventuali screenshot, copie di messaggi e altri elementi digitali utili a dimostrare come si sia svolta la gestione dell’assenza e degli scambi tra dipendente e azienda. Questa documentazione può essere utilizzata in sede giudiziaria come supporto probatorio.

Se necessario, gli investigatori possono anche fornire testimonianza in Tribunale per confermare le modalità di acquisizione e l’attendibilità degli elementi raccolti, soprattutto nei casi in cui le comunicazioni informali (come chat o e-mail) risultano decisive per la decisione del giudice.

Tarricone Investigazioni, agenzia investigativa autorizzata e qualificata, affianca i propri clienti nelle controversie di lavoro legate a contestazioni disciplinari, occupandosi dell’analisi delle comunicazioni digitali, della ricostruzione dei fatti e della verifica delle prassi aziendali effettivamente applicate, garantendo sempre riservatezza, correttezza operativa e rispetto della normativa vigente.

Fonte: ilSole24Ore