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Oggi sono in aumento le frodi e gli illeciti aziendali, come segnalato dall’ultimo “Forrester Fraud Research Report 2023” che ha analizzato la crescita delle frodi nelle aziende Italiane: l’80% risulta esserne colpita.

Per far fronte al rischio economico, patrimoniale e reputazionale che tali illeciti potrebbero causare, si fa sempre più ricorso al “Fraud management”, ampio strumento che mira a prevenire le frodi, intercettando settori e soprattutto soggetti che potrebbero commetterle.

A fornire una classificazione dettagliata delle tipologie di frodi è “l’Association of Certified Fraud Examiners (ACFE)”, secondo cui, le stesse sono divise in tre macrocategorie:

– Corruzione: consiste nella corruzione vera e propria, conflitti di interesse, tangenti, turbativa d’asta, gratifiche non dovute ed estorsione economica.

– Appropriazione indebita: riguarda furti di denaro, incassi non contabilizzati, appropriazione indebita di contanti e di rimanenze di magazzino/altri beni e frodi di esborso fraudolento.

– Frodi di bilancio: comprendono sovra-stimazioni o sotto-stimazioni di attività e ricavi, sia finanziari che non finanziari, tramite varie pratiche contabili fraudolente.

Al fine di individuare punti critici e prevenire gli illeciti, si può ricorrere alle leadership di pensiero formulate dal COSO Framework (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commissions), comitato attivo in America, che permette una corretta gestione dei controlli interni. I quattro elementi chiave per la valutazione del rischio di frode sono:

– Filosofia e stile di gestione: include l’adozione di un Codice Etico, la promozione di una cultura etica attraverso circolari interne, intranet ed eventi aziendali.

– Struttura organizzativa: coinvolge la segregazione delle responsabilità, i flussi informativi, la struttura delle deleghe e delle procure interne.

– Politiche delle risorse umane: comprende le procedure di selezione del personale, le politiche di incentivazione e retribuzione, e le procedure di valutazione periodica delle performance.

– Sistemi informativi e flussi di comunicazione: riguarda i flussi informativi tra l’Alta Direzione, i responsabili dei controlli e gli Organi di controllo, nonché i processi di whistleblowing.

È necessario quindi che l’azienda si doti altresì di un Whistle Blowing Program (WBP), meccanismo attraverso il quale i dipendenti, i fornitori o altre parti interessate possono segnalare in modo anonimo o confidenziale comportamenti fraudolenti, illegali, non etici con lo scopo di favorire trasparenza, proteggere coloro che segnalano e consentire un’azione tempestiva contro violazioni normative o cattiva condotta.

A seguito di queste denunce le aziende possono attivare ulteriori indagini affidandosi alle agenzie investigative.

Gli investigatori privati potranno raccogliere le prove dell’illecito segnalato dal whistleblower mediante interviste ai dipendenti, indagini sui fornitori, sui soggetti che ricoprono ruoli apicali.

All’esito verrà prodotto il dossier investigativo, che potrà essere utilizzato dalla dirigenza in sede di giudizio, per la tutela dei propri diritti in un eventuale contenzioso, potendo contare, se necessario, anche sulla testimonianza dell’investigatore privato intervenuto sul caso.

A supporto di ciò, un’agenzia investigativa può svolgere un ruolo chiave utilizzando professionisti esperti e competenti anche attraverso:

– Attività di Mystery Shopping e Assunzione programmata, monitorando direttamente all’interno dell’azienda azioni illecite.

– Indagini reputazionali per raccogliere informazioni ufficiali ed ufficiose sul conto delle società con cui si opera, sui proprietari delle stesse, sui dirigenti, sui dipendenti, su legami con la politica e con la criminalità, su conflitti di interessi, eventuali procedimenti, sanzioni e contenziosi ed ogni altro rischio e problema relativo alla società, e alla corporate governance.

– Attività di pedinamento e di monitoraggio del soggetto di interesse.

– Testimonianza in Tribunale, per confermare quanto riportato nel Dossier investigativo, se necessario.