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SOSPETTO CONFLITTO DI INTERESSI: SI POSSONO CONTROLLARE LE E-MAIL DEL DIPENDENTE?

Il Tribunale di Pisa, con la sentenza del 13 giugno 2026, N.R.G. 1353/2023, affronta il delicato tema riguardante il bilanciamento tra il potere di controllo del datore di lavoro sugli strumenti tecnologici aziendali e il diritto alla riservatezza del dipendente, con particolare riferimento ai cosiddetti controlli difensivi ex post.

Il caso specifico

Il caso trae origine dal licenziamento per giusta causa notificato a una lavoratrice adibita alla fatturazione attiva, la quale aveva omesso di comunicare un potenziale conflitto di interessi derivante dalla nomina del figlio nel consiglio di amministrazione di una società fornitrice. Attraverso l’analisi della corrispondenza elettronica aziendale, disposta a seguito dell’insorgere del sospetto, la parte datoriale ha accertato una sistematica violazione degli obblighi contrattuali e del codice etico, poi confermata in sede giudiziale.

La controversia nasce dal ricorso depositato dalla dipendente che ha prestato servizio per circa trent’anni presso la medesima società, subendo un licenziamento in tronco per giusta causa nel marzo 2023. All’origine del provvedimento espulsivo vi è la scoperta, da parte dell’azienda, di una circostanza che la lavoratrice ha mantenuto riservata per oltre un anno, ossia la presenza del proprio figlio all’interno del ruolo apicale di un’impresa fornitrice della società resistente. Solo successivamente, e con notevole ritardo rispetto all’assunzione del figlio, la lavoratrice aveva reso una comunicazione ufficiale alla propria responsabile, alimentando il sospetto di una condotta non trasparente e potenzialmente lesiva del patrimonio sociale.

A fronte di tale indicatore di rischio, la società datrice ha avviato un’attività ispettiva interna volta a verificare il conflitto di interessi. In primis, le indagini si sono concentrate sull’esame delle visure camerali e societarie, dalle quali emerge un legame ancora più stringente tra la ricorrente e il fornitore, risulterebbe infatti, che la società in questione faceva capo a una fiduciaria con la quale la dipendente aveva un contratto di amministrazione e che la stessa aveva partecipato a un’assemblea in qualità di delegata con diritto di voto.

Tali elementi hanno indotto ad estendere le verifiche alla casella di posta elettronica aziendale in uso alla dipendente, al fine di circoscrivere e documentare compiutamente la gravità dell’illecito disciplinare.

La difesa della lavoratrice si è articolata principalmente sulla contestazione della legittimità dei controlli operati sul server aziendale, eccependo una massiva e retroattiva violazione della propria riservatezza e richiamando i divieti imposti dallo Statuto dei Lavoratori in materia di controllo a distanza. La ricorrente ha altresì dedotto il carattere ritorsivo del recesso, sostenendo che la reale volontà datoriale fosse quella di colpirla indirettamente a causa dei contrasti insorti tra l’azienda e il suo ex compagno, ed ha contestato la tempestività della sanzione disciplinare richiedendo la reintegra nel posto o, le tutele indennitarie previste.

La giurisprudenza di legittimità ha fissato un principio cardine in virtù del quale il datore di lavoro può legittimamente raccogliere informazioni e utilizzare dati tecnologici, come i messaggi di posta elettronica scambiati tramite account aziendali, purché venga garantito un corretto bilanciamento tra la libertà di iniziativa economica e la tutela della dignità del dipendente. Un requisito imprescindibile per l’utilizzabilità di tali prove in sede disciplinare e giudiziale è che l’analisi si concentri esclusivamente sui dati acquisiti dopo il sorgere del sospetto qualificato, escludendo qualsiasi forma di monitoraggio preventivo, massivo o indiscriminato che si tradurrebbe in una illegittima sorveglianza a distanza.

Nel caso di specie, la lavoratrice aveva già informato della questione il Garante Privacy. L’Autorità aveva rilevato profili di illiceità nella prassi informatica aziendale, contestando i tempi eccessivi di conservazione dei log di accesso e dell’intera corrispondenza elettronica. Il Tribunale di Pisa ha risolto la potenziale antinomia introducendo una netta distinzione tra l’illecito amministrativo strutturale e l’utilizzabilità della prova nel processo civile del lavoro.

I sistemi aziendali di conservazione massiva dei dati sono risultati non conformi ai principi di minimizzazione e trasparenza della normativa privacy. La criticità riguardava anche la mancanza di accordo sindacale. Tuttavia, questo vizio non rende inutilizzabili i documenti estratti in modo mirato nell’ambito dell’indagine difensiva ex post. L’accesso alla posta aziendale è stato mirato, il datore ha usato filtri stringenti e parole chiave specifiche. In questo modo, l’indagine è stata limitata ai soli fatti collegati al sospetto di infedeltà professionale. Secondo il Tribunale, il controllo ha quindi rispettato i criteri prestabiliti.

Inoltre, il Tribunale ha ritenuto rispettato l’obbligo di trasparenza verso la lavoratrice. Prima dell’avvio delle indagini, infatti, la dipendente aveva accettato per via telematica le linee guida e il manuale aziendale sull’uso degli strumenti tecnologici ed era, pertanto, informata della possibilità di controlli sui dispositivi forniti. Quindi, il Giudice del Lavoro ha respinto integralmente il ricorso, confermando la legittimità del licenziamento per giusta causa. Il Tribunale ha qualificato la condotta omissiva prolungata come una grave violazione dell’obbligo di fedeltà sancito dall’articolo 2105 c.c..

L’aver taciuto per oltre un anno il ruolo del figlio ha privato l’azienda della possibilità di verificare la regolarità dei rapporti economici e ha compromesso il vincolo fiduciario che costituisce l’essenza stessa del rapporto di lavoro. Quando l’inadempimento è talmente grave da scuotere la fiducia sulla correttezza delle prestazioni future, il licenziamento si configura come l’estrema ratio inevitabile per la tutela del patrimonio e dell’organizzazione aziendale, rendendo impossibile la prosecuzione del rapporto.

Il ruolo delle agenzie investigative

È bene ricordare che il datore di lavoro può controllare la posta elettronica aziendale, come in questo caso, ma non in modo libero e indiscriminato. Il controllo deve essere giustificato da un fondato sospetto di illecito, ed è legittimo quando viene svolto ex post, cioè dopo l’emersione di indizi concreti. Deve inoltre essere mirato, proporzionato e rispettoso della normativa privacy.  

In questo contesto, un’agenzia investigativa può fornire un supporto qualificato attraverso attività di verifica e raccolta di informazioni utili a ricostruire i fatti e a documentare eventuali comportamenti non conformi, sempre nel rispetto della normativa vigente, della tutela della privacy e dei principi che regolano il diritto del lavoro.

La Tarricone Investigazioni, su incarico del datore di lavoro e in presenza di specifici sospetti riguardanti possibili condotte scorrette da parte di un dipendente, può svolgere attività investigative mirate finalizzate alla raccolta di evidenze oggettive e utilizzabili, attraverso i seguenti servizi:

– Accertamenti societari e patrimoniali: verificare se i soggetti di interesse hanno rapporti dichiarati o non dichiarati in conflitto con la società datrice.

– Informatica forense (Digital Forensics): se si sospetta che i computer aziendali siano stati utilizzati impropriamente, come in questo caso, i nostri tecnici specializzati sono in grado di analizzare i dispositivi, recuperando i file cancellati lì dove possibile, tracciando i log di accesso e dimostrando quando e cosa è stato effettuato sul dispositivo. Ad esempio, estraendo e analizzando la corrispondenza (e-mail, chat aziendali) utilizzando filtri stringenti legati esclusivamente al sospetto illecito, garantendo il principio di proporzionalità.

–  Web Intelligence (OSINT): monitorare le fonti aperte e i profili social (LinkedIn, Facebook, Instagram) dei soggetti correlati per individuare prove di relazioni e/o frequentazioni anomale con soggetti in conflitto con l’azienda datrice.

– Investigazioni per infedeltà aziendale: vengono monitorati i comportamenti dei dipendenti sospetti per verificare se sono in contatto con la concorrenza, se hanno un doppio lavoro, se stanno preparando il terreno per un sabotaggio aziendale ma anche se sfruttano i giorni di malattia o di permesso Legge 104 in modo fraudolento.

Tutto il materiale raccolto attraverso le attività di indagine viene successivamente organizzato in un dossier investigativo dettagliato, utilizzabile in sede giudiziaria. Inoltre, qualora necessario, gli investigatori possono essere chiamati a testimoniare in tribunale per confermare le attività svolte e gli elementi emersi durante l’indagine, contribuendo a rafforzare il valore probatorio delle informazioni raccolte.

Fonte: giuricivile.it